1. Wie zijn jullie?

Wij zijn P&O Ferries, een algemeen bekende exploitant van veerdiensten op Het Kanaal, de Noordzee en Ierse Zee, en wij hebben bijna 4000 mensen in dienst. We beschikken over een vloot van meer dan 20 schepen en voeren meer dan 30.000 afvaarten per jaar uit. 

Naast de acht belangrijke routes tussen Groot-Brittannië, Frankrijk, Noord-Ierland, de Ierse Republiek, Nederland en België, exploiteren wij ook intermodale continentale hubs in Zeebrugge en Rotterdam Europoort en we hebben onze eigen logistieke arm, P&O Ferrymasters. 

Ieder jaar vervoeren wij meer dan 10 miljoen passagiers, 1,6 miljoen auto’s en 2,2 miljoen vrachteenheden.

En wie zijn die “wij”?

Verwijzingen naar “wij/we”, “ons” of “onze” hieronder betreffen de P&O Ferries Group waarmee u een contract aangaat onder onze voorwaarden of waarmee u contact hebt voordat u een overtocht bij ons boekt. 

De identiteit van het specifieke bedrijf uit de P&O Ferries Group hangt af van de route die u kiest of waarover u inlichtingen wenst. Dit betreft het volgende:

Voor onze eenheidhouders betreffen verwijzingen naar “we/wij”, “ons” of “onze” hieronder P&O Ferries Limited, registratienummer 00237626, met betrekking tot enige kwesties aangaande eenheidhouders (in plaats van specifieke boekingskwesties).

Voor marketingmateriaal dat u ontvangt of prijsvragen die we organiseren betreffen de verwijzingen naar “we/wij”, “ons” of “onze” hieronder P&O Ferries Holdings Limited, registratienummer 6038077.

Het vestigingsadres van ieder groepsbedrijf is: 
Channel House
Channel View Road
Dover
CT17 9TJ

2. Wat verzamelen jullie en hoe?

Uw contactgegevens

Dat zijn uw naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer. We verzamelen deze gegevens als u een reis boekt via onze website of het callcenter of als u op onze website door middel van een van de inschrijfformulieren aangeeft dat u marketingberichten wilt ontvangen zonder evenwel een reis te boeken.  

Vertrouwelijke persoonsgegevens

Als u een overtocht bij ons boekt, vragen wij u of anderen die met u reizen of u soms assistentie nodig hebt bij het gebruik van onze diensten. 

Uw betalingsgegevens

Een belangrijk onderdeel van uw boeking is de feitelijke betaling daarvoor. Daarvoor moeten wij uw creditcard/debetkaartgegevens verzamelen.

Gegevens van uw reserveringen en prijsopgaven

In essentie datgene wat u van ons koopt. Dit betreft de route, data en de tijden van uw reis. Het betreft ook de namen en het geslacht van de mensen met wie u reist, het merk/model en kenteken van het voertuig waarin u reist.

Interactie met onze website en marketingberichten per e-mail

Als u aankomt op onze website, dan slaan wij een geringe hoeveelheid gegevens op over uw bezoek en uw interactie met ons. Deze informatie wordt opgeslagen in een cookie in uw browser (bijv. Internet Explorer of Chrome).

Deze informatie wordt vervolgens gebruikt om relevante gegevens over u boven water te krijgen en te presenteren wanneer u deze nodig hebt – voor de best mogelijke online ervaring bij ons.

Wilt u meer hierover weten? Uitgebreide informatie over de cookies die we gebruiken en de manier waarop we deze gebruiken vindt u in ons cookiebeleid.

Naast cookies kan onze website ook gebruik maken van de opnamedienst SessionCam van de website. SessionCam is een product dat is ontwikkeld door ServiceTick Ltd. SessionCam kan muisklikken, muisbewegingen, paginaverplaatsingen en in websiteformulieren ingevoerde tekst registreren. Tot de verzamelde gegevens behoren niet uw bankgegevens of vertrouwelijke persoonsgegevens. De door SessionCam vanuit de website van P&O Ferries verzamelde gegevens zijn alleen bestemd voor intern gebruik bij P&O Ferries. De verzamelde gegevens worden gebruikt ter verbetering van de website en worden opgeslagen en gebruikt voor geaggregeerde en statistische verslaglegging.

Uw antwoorden in enquêtes

Van tijd tot tijd sturen we u wellicht een vragenlijst om u naar uw mening te vragen over onze producten en diensten. Hierbij kunnen we enkele persoonsgegevens van u verzamelen (waaronder uw naam en contactgegevens).

Inzendingen bij prijsvragen

Bij gelegenheid houden wij prijsvragen waarbij wij u om uw contactgegevens vragen

Rechten en aanspraken van eenheidhouders

Als u een eenheidhouder van ons bent, dan slaan we uw contactgegevens op (met inbegrip van uw naam, adres en telefoonnummer) en uw nummer als eenheidhouder.

Wanneer en hoe gebruikt u onze app

Als u onze app installeert en gebruikt, verzamelen en verwerken wij gegevens over u om u de functionaliteit in de app aan te kunnen bieden. Dit betreft onder andere uw e-mailadres, uw boekingsgegevens (inclusief namen van passagiers maar niet hun contactgegevens) en uw locatie wanneer u de app gebruikt.

Als u iets overkomt tijdens de reis

Als u betrokken raakt bij een ongeval op een van onze veerboten of in onze locaties, dan verzoeken wij u om een desbetreffend formulier in te vullen. Hiervoor moet u uw contactgegevens invullen en bijzonderheden over het ongeval verstrekken. We moeten deze gegevens verzamelen om te voldoen aan onze wettelijke vereisten met betrekking tot de veiligheid van onze diensten en als wij contact met u moeten opnemen met betrekking tot het ongeval of de gegevens moeten gebruiken in verband met een juridische eis tegen ons.

CCTV-beelden

Met het oog op de beveiliging slaan wij CCTV-opnamen op van onze locaties en schepen, en dat omvat onder meer opnamen van u als u zich op locaties of schepen van ons bevindt of deze bezoekt waar we CCTV-systemen hanteren.

Wat kinderen betreft

We verzamelen niet opzettelijk en bewust gegevens van een kind jonger dan 16 zonder begeleiding. We verzamelen alleen gegevens met betrekking tot kinderen in het kader van een boeking waarbij zij een van de passagiers zijn en de boeking tot stand is gekomen door een volwassene of wanneer een kind betrokken raakt bij een ongeval tijdens een reis met ons.

3. Waarom doen jullie dit allemaal?

We verwerken uw persoonsgegevens alleen als wij daarvoor een rechtsgrondslag hebben. De rechtsgrondslag hangt af van de reden(en) waarom wij uw gegevens verzamelen en moeten gebruiken. 

Op grond van wetgeving in het Verenigd Koninkrijk en de Europese Unie aangaande gegevensbescherming is de rechtsgrondslag in bijna alle gevallen een van de onderstaande opties:

• Wij hebben uw gegevens nodig voor de verwerking van uw boeking, om onze reisafspraken na te komen en anderszins het contract dat we met u hebben gesloten uit te voeren.
• Aangezien het in ons legitieme belang is dat we uw persoonsgegevens gebruiken voor de uitvoering en verbetering van onze zakelijke activiteiten als verlener van vervoersdiensten en om ons bedrijf tegen frauduleuze activiteiten te beschermen. Wanneer wij ons beroepen op onze legitieme belangen bij de verwerking van uw persoonsgegevens, dan hebben wij dat in dit beleid aangegeven.
• We hebben uw persoonsgegevens nodig om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
• De bescherming van vitale belangen van u of een andere persoon.
• U hebt erin toegestemd dat wij uw gegevens voor een bepaald doel gebruiken. Als wij ons beroepen op uw toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens, dan hebben we dat in dit beleid aangegeven (en dat u het recht hebt om op ieder moment die toestemming in te trekken).

Gegevensverwerking voor marketingdoeleinden

Als u bij ons gereserveerd hebt of uw contactgegevens hebt verstrekt voor de ontvangst van marketingberichten voor 17 mei 2018, dan is het in ons legitieme belang uw persoonsgegevens te verwerken om u, onze klant, van informatie over onze producten en diensten te voorzien. U kunt te allen tijde bezwaar aantekenen tegen deze verwerking.

Als u bij ons gereserveerd hebt of uw contactgegevens hebt verstrekt op of na 17 mei 2018, dan verwerken we deze gegevens voor marketingdoeleinden alleen met uw toestemming.

Meer informatie over de manier waarop u bezwaar kunt aantekenen tegen de verwerking van uw gegevens voor marketingdoeleinden of uw toestemming daarvoor kunt intrekken vindt u hieronder, in het gedeelte “Kan ik mijn instemming intrekken?”.

4. Hoe lang bewaren jullie de gegevens?

De periode waarin wij uw persoonsgegevens bewaren is afhankelijk van de redenen waarom we deze hebben verzameld:

Marketing

Als u bij ons geboekt hebt en u hebt ermee ingestemd dat wij u marketingmateriaal toesturen, dan bewaren wij uw gegevens voor marketingdoeleinden maximaal 5 jaar na uw laatste interactie met ons. 

Na deze periode verwijderen wij alle persoonsgegevens. Wat resteert is een anoniem gemaakt bestand waaruit blijkt dat iemand passage heeft geboekt, maar we weten niet meer wie dat was of wie u bent.

Als u niet bij ons hebt geboekt maar u hebt uzelf opgegeven voor de ontvangst van marketingberichten (via onze website bijvoorbeeld), dan bewaren we uw gegevens maximaal 2 jaar na uw laatste interactie met ons. Daarna verwijderen we ook uw gegevens.

Betalingsgegevens

Wij bewaren uw betalingsgegevens maximaal zes (6) maanden na uw betaling. Als uw geboekte overtocht echter meer dan zes (6) maanden na betaling aan ons plaatsvindt, dan bewaren we uw betalingsgegevens totdat u met ons hebt gereisd.

Boekingsgegevens

Met uitzondering van zoals hierboven is beschreven met betrekking tot het behoud van uw gegevens voor marketingdoeleinden, bewaren wij uw boekingsgegevens alleen zolang dat nodig is om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen. In de meeste gevallen betekent dit dat we deze gegevens zes jaar bewaren. 

Na deze periode verwijderen wij alle persoonsgegevens. Wat resteert is een anoniem gemaakt bestand waaruit blijkt dat iemand passage heeft geboekt, maar we weten niet meer wie dat was of wie u bent.

Gegevens van Klantenservice

Als u een ongeval hebt tijdens uw reis met ons, dan bewaren wij uw gegevens maximaal 7 jaar na het ongeval, zodat wij kunnen reageren op verzoeken uwerzijds met betrekking tot ongeval of als u een claim wenst in te dienen tegen ons met betrekking tot het ongeval.

Gegevens betreffende ongevallen

If you have an accident while travelling with us, we will retain your information for a period of up to 7 years following the accident to ensure that we have this information so that we can respond to requests you may have about the accident, or should you wish to make a claim against us in relation to the accident.

5. Hoe goed worden mijn persoonsgegevens beveiligd?

We nemen alle benodigde stappen om de persoonsgegevens die u ons verstrekt te beschermen. 

De persoonsgegevens die u op onze website invoert als u een reis boekt worden versleuteld via HTTPS. Dit wordt uitgebeeld met het pictogram van een “hangslot” in de adresbalk van uw webbrowser ( Google Chrome/Internet Explorer/Mozilla Firefox) op deze pagina’s.

We bewaren alle gegevens in beveiligde omgevingen met een toegangsregeling om ervoor te zorgen dat alleen mensen met een legitiem belang toegang tot uw gegevens hebben.

Als we persoonsgegevens elektronisch verzenden (bijvoorbeeld naar een externe dienstverlener), dan doen we dat in versleutelde vorm via een beveiligde methode (te weten SFTP).

6. Wie gebruikt mijn gegevens?

We verkopen nooit uw persoonsgegevens aan derden om wat voor reden dan ook.

We kunnen uw gegevens delen met geselecteerde dienstverleners, instellingen en onderaannemers die namens ons diensten verzorgen zoals gegevensopslag, analyse en marketingdiensten. Waar dit noodzakelijk is, geven we alleen de informatie door die nodig is voor de uitvoering van de specifieke dienst (levering van een marketingmailing bijvoorbeeld) en de derden hebben zich contractueel verplicht om uw gegevens beveiligd te houden en deze niet aan anderen te onthullen of deze niet voor hun eigen marketingdoeleinden te gebruiken.

Als u bij ons boekt, dan wordt de betaling verwerkt door een externe partij, een betalingsverwerker die gespecialiseerd is in de beveiligde online vastlegging en verwerking van transacties met een creditcard/debetkaart. Als u vragen hebt over de verwerking van betalingen, neem dan contact met ons op.

Daarnaast werken we ook samen met derden die producten aanbieden zodat wij u uiteenlopende producten en diensten kunnen aanbieden (denk bijvoorbeeld aan P&O Insurance en P&O Travel Money). Als u een van deze producten aankoopt, dan zal de relevante productaanbieder de gegevens die u hen hebt verstrekt gebruiken voor de levering van het aangekochte product of de aangekochte dienst en voor de vervulling van hun verplichtingen uit hoofde van eventuele contracten die u met hen hebt gesloten. In sommige gevallen fungeren de productaanbieders als

Gegevensverantwoordelijke voor uw gegevens en hebben zij hun eigen privacybeleid. Deze productaanbieders delen gegevens met ons en wij zullen deze gebruiken overeenkomstig dit Privacybeleid.

We kunnen uw persoonsgegevens doorzenden naar een derde in het kader van de verkoop van een (deel van) ons bedrijf en onze bedrijfsmiddelen aan een derde of in het kader van een bedrijfsreorganisatie overeenkomstig onze legitieme belangen of wanneer we verplicht zijn uw persoonsgegevens te onthullen of te delen op grond van een wettelijke verplichting of om onze gebruiksvoorwaarden af te dwingen of toe te passen of om de rechten, eigendom of de veiligheid van onze klanten te beschermen. Wij zullen er echter op toezien dat uw privacyrechten beschermd blijven.

7. Verzenden jullie mijn gegevens naar landen buiten de EU?

Sommige van onze externe dienstverleners zijn gevestigd buiten de Europese Unie (EU), dus hun verwerking van uw persoonsgegevens brengt verzending van uw persoonsgegevens naar een land buiten de EU met zich mee.

Wanneer wij uw persoonsgegevens naar een land buiten de EU verzenden, zien wij er op toe dat uw gegevens een vergelijkbare mate van bescherming wordt geboden door ten minste een van de volgende garanties te implementeren:

• We versturen uw persoonsgegevens naar landen die door de Europese Commissie  geacht worden een adequaat beschermingsniveau voor persoonsgegevens te bieden. Zie voor meer informatie European Commission: Adequacy of the protection of personal data in non-EU countries.
• Als de dienstverlener zich niet in een land bevindt dat geacht wordt een adequaat beschermingsniveau te bieden, kunnen we specifieke contracten gebruiken die zijn goedgekeurd door de Europese Commissie, waarmee persoonsgegevens die worden verzonden naar landen buiten de EU een adequate bescherming genieten. Zie voor meer informatie European Commission: Model contracts for the transfer of personal data

8. Hoe kan ik mijn gegevens bijwerken?

Het spreekt voor zich dat we er zeker van willen zijn dat onze gegevens zo accuraat mogelijk zijn. Als de gegevens die wij over hebben onjuist of verouderd zijn en u wilt dat wij deze corrigeren, dan kunt u per e-mail contact met ons opnemen op customer.services@poferries.com, of via de telefoon op het nummer +44 (0)1304 44 88 88 of een brief sturen naar P&O Ferries, Freepost BRI, CT17 3BR.

9. Kan ik mijn instemming intrekken?

Zonder meer. U hebt het recht om op ieder moment bezwaar aan te tekenen tegen marketing of gegevensverwerking.

Bovenaan en onderaan al onze e-mails over marketing die wij naar u sturen ziet u koppelingen voor afmelding. Als u een e-mail over marketing van ons hebt ontvangen en u dat niet langer op prijs stelt, klik dan gewoon op de koppeling aan de bovenkant van de e-mail. Bedenk wel dat wij u nog steeds e-mails kunnen sturen over uw boekingen/aankopen, bijvoorbeeld bevestigingen van boekingen en updates van uw boekingen.

Als u iets van ons per post ontvangen hebt, dan kunt u hier een eind aan maken door het terug te sturen naar P&O Ferries, Freepost BRI, CT17 3BR.

Als u nog geen marketingberichten van ons hebt ontvangen en dat vooral zo wilt houden, dan kunt u op elk moment aangeven dat u verschoond wenst te blijven van alle directe marketing door contact op te nemen met ons op klantenservice@poferries.com, of per telefoon op het nummer +44 (0)1304 44 88 88 of door een brief te sturen naar P&O Ferries, Freepost BRI, CT17 3BR.

10. Verzoeken om toegang door betrokkene, bezwaar aantekenen tegen het gebruik van uw gegevens en het recht om te worden vergeten

U kunt ons vragen u toegang tot uw gegevens te bieden / of om kopieën van alle gegevens die we over u bewaren. 

U hebt ook het recht ons te verzoeken dat we stoppen met het gebruik van uw persoonsgegevens en/of dat wij deze verwijderen. 

Als u een van deze rechten wilt uitoefenen, dan kunt u contact met ons opnemen met opgave van redenen. In bepaalde omstandigheden zijn we wellicht niet in staat het gebruik van uw persoonsgegevens te stoppen of om deze te verwijderen; in dat geval laten we u dat weten en vertellen wij ook waarom.

U kunt deze rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen per e-mail via customer.services@poferries.com, per telefoon op het nummer +44 (0)1304 44 88 88 of door een brief te sturen naar P&O Ferries, Freepost BRI, CT17 3BR.

11. Een klacht indienen

Als u vragen hebt of klachten over onze verzameling, opslag of het gebruik van uw persoonsgegevens, neem dan contact met ons op. We zullen iedere klacht of ieder geschil onderzoeken en proberen op te lossen met betrekking tot het gebruik van of de onthulling van uw persoonsgegevens U kunt contact met ons op te nemen per e-mail op het adres customer.service@poferries.com, per telefoon op het nummer +44 (0)1304 44 88 88 of een brief sturen naar P&O Ferries, Freepost BRI, CT17 3BR.

U hebt ook het recht om een klacht in te dienen over onze verwerking van uw persoonsgegevens bij het Information Commissioner's Office, dit is de toezichthouder voor gegevensbescherming in Engeland en Wales.

12. Links to other websites

Our website may contain hyperlinks to websites that are not operated by us. These hyperlinks are provided for your reference and convenience only and do not imply any endorsement of the 
activities of such third-party websites or any association with their operators. 

This privacy policy only applies to the personal information that we collect or which we receive from third party sources, and we cannot be responsible for personal information about you that is 
collected and stored by third parties. 

Third party websites have their own terms and conditions and privacy policies, and you should read these carefully before you submit any personal information to these websites. We do not 
endorse or otherwise accept any responsibility or liability for the content of such third party websites or third party terms and conditions or policies.

13. Gegevensverantwoordelijken

Persoonsgegevens die worden verwerkt door P&O Ferries in verband met dit Privacybeleid worden beheerd door het relevante bedrijf uit de P&O Ferries Group, vermeld in het begin van dit beleid. Dit P&O Ferries-bedrijf wordt beschouwd als de “Gegevensverantwoordelijke” van uw persoonsgegevens onder het recht op gegevensbescherming van de Europese Unie en het Verenigd Koninkrijk. 

In ieder geval is het vestigingsadres van ieder P&O Ferries-bedrijf: 
Channel House
Channel View Road
Dover
CT17 9TJ

Data Protection Officer (Functionaris Gegevensbescherming): Amelia Mitchell