GROEPSREISVOORWAARDEN VOOR CONTRACTTARIEVEN

1. Definities en toepassing

1. Definities en toepassing

1.1. Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle groepsboekingen die door of namens het Bedrijf worden aanvaard.  

1.2. In deze voorwaarden:

Betekent ‘Groepsboeking’ een boeking voor een contract voor het vervoer van een groep van 10 of meer passagiers (of voor een ander minimumaantal dat het Bedrijf op gezette tijden kan bekendmaken als in aanmerking komend voor verlaagde groepstarieven) op één en dezelfde overtocht;

Betekent ‘Bedrijf’ in verband met een groepsboeking ofwel (a) P&O Short Sea Ferries Limited, als u een Korte zeeroute volgt; (b) P&O European Ferries (Irish Sea) Limited, als u een Ierse Zeeroute volgt; of (c) P&O North Sea Ferries Limited, als u een Noordzeeroute volgt;

Betekenen ‘Ierse zeeroutes’ overtochten tussen Cairnryan en Larne of andere routes die door ons over of rond de Ierse Zee worden gevolgd.

Betekenen ‘Noordzeeroutes’ overtochten tussen Rotterdam/Zeebrugge en Hull of andere routes die door ons over of rond de Noordzee worden gevolgd;

Betekenen 'Korte zeeroutes’ overtochten tussen Calais en Dover of eventuele andere routes die door ons over of door het Kanaal worden gevolgd;

Betekent ‘Operator’ in verband met een groepsboeking: het bus-/coachBedrijf of de touroperator of een persoon die een groepsboeking doet voor of namens passagiers voor wie de groepsboeking plaatsvindt of bedoeld is en die alle verplichtingen van de passagiers voor wie de groepsboeking plaatsvindt of bedoeld is, aan die passagiers duidelijkmaakt;

Betekent ‘Voertuig’ het (eventuele) voertuig waarin de groep die de boeking maakt of voor wie de boeking wordt gemaakt, wordt vervoerd;

Betekent ‘Groepspassagier(s)’ een persoon of personen die deel uitmaken of de bedoeling hebben om deel uit te maken van een groep waarvoor een groepsboeking wordt gemaakt, waaronder ook werknemers of vertegenwoordigers van de operator;

De Algemene voorwaarden van het Bedrijf (kopie beschikbaar op de website van het Bedrijf www.poferries.com) betekent de Algemene voorwaarden van het Bedrijf voor het vervoer van passagiers en de Voertuigen waarin zij reizen alsmede hun eigendommen, evenals alle eventuele bijkomende voorwaarden die in gedrukte vorm in gezette tijden door het Bedrijf worden bekendgemaakt.

1.3. Deze voorwaarden blijven op de groepsboeking van toepassing, ook als het aantal passagiers dat in feite wordt vervoerd lager ligt dan het aantal waarvoor de groepsboeking aanvankelijk was gemaakt.  Het minimum aantal vereiste passagiers is echter 10.

2. Aard van de contracten

2.1. De Operator handelt als vertegenwoordiger van alle Groepspassagiers en als groepshoofd in alle overige aspecten en bevestigt dat hij bevoegd is om de Groepsboeking bij het Bedrijf te maken.

2.2. De Operator verbindt zich verantwoordelijk te zijn voor de betaling van alle gelden die de Groepspassagiers aan het Bedrijf verschuldigd zijn. De operator heeft geen gezag om het Bedrijf ergens toe te verplichten zonder dat daartoe uitdrukkelijke schriftelijke toestemming wordt gegeven in een aparte overeenkomst tussen de Operator en het Bedrijf, waarin de Operator de specifieke bevoegdheid krijgt om namens het Bedrijf te handelen, o.a.  bij het verdelen van tickets.  

3. Reserveringen

3.1. Wanneer het Bedrijf een reservering aanvaardt, wordt deze reservering als een boekingsoptie beschouwd (tenzij per uitzondering anders wordt aangegeven).  De Operator houdt het Bedrijf volledig en prompt op de hoogte van eventuele verhogingen en/of verlagingen in het aantal Groepspassagiers.  De Operator mag tijdens de periode die voorafgaat aan de annuleringsperiode die in voorwaarde 4 wordt vermeldt, het aantal Groepspassagiers in een Groepsboeking gratis verlagen tot het minimum waarnaar wordt verwezen in de definitie in voorwaarde 1.2 .

3.2. Op Korte zeeroutes worden alle boekingen beschouwd als opties, die automatisch 42 dagen voor de vertrekdatum vervallen. De Operator is verantwoordelijk om alle vereiste boekingen voorafgaand aan de automatische annulering, ten minste 43 dagen voor de reis, per e-mail of telefonisch te bevestigen. We kunnen niet garanderen dat boekingen die eenmaal verlopen zijn, opnieuw kunnen worden geplaatst.

3.3. Het definitieve aantal passagiers moet bevestigd worden door de klant.
a) Short Sea (Calais – Dover) en Ierse Zee routes:  niet later dan 14 dagen voor afreis via email of telefoon.
b) Noordzeeroutes: een definitieve cabinlijst voor alle passagiers moet uiterlijk 42 dagen voor vertrek per e-mail worden verstrekt, tenzij anders overeengekomen. Het Bedrijf behoudt zich het recht voor om onverkochte cabins 42 dagen voor de vertrekdatum aan anderen toe te wijzen.

Het niet naleven van deze vereisten kan resulteren in een gehele of gedeeltelijke annulering van de boeking, zonder verdere kennisgeving.

3.4. Facturen worden gebaseerd op het definitieve aantal passagiers en de grootte van het Voertuig. Als deze op enig moment tot en met de dag van de reis toenemen, zullen er extra kosten in rekening worden gebracht. De tarieven worden niet verlaagd als gevolg van een daling van het aantal passagiers en de grootte van het Voertuig, zodra de definitieve aantallen zijn bevestigd. 
 
3.5. Behoudens de bepalingen in paragrafen 3.2, 3.9 & 3.10 worden de tarieven pas gegarandeerd wanneer uw boeking door ons is bevestigd doordat wij u een boekingsnummer doorgeven.

3.6. U hebt geen recht op terugbetalingen als gevolg van koersschommelingen tussen de datum waarop onze tarieven worden gepubliceerd en uw vertrekdatum.

3.7. Een brandstoftoeslag kan worden gecreëerd op of rond de 20e van elke maand voorafgaand aan de reisdatum. De toeslag wordt berekend op basis van een 30-dagen MGO-gemiddelde volgens Bunkerworld.com en een 30-dagen USD/GBP-gemiddelde volgens Exchangerate.org.uk. De brandstoftoeslag is van toepassing op Coach / Minibus overtochten en wordt - indien van toepassing - voorafgaand aan de reis geïncasseerd.

3.8. De boekingen zijn gebaseerd op voorlopige vaarschema's en de voorlopige beschikbaarheid van vaartuigen; deze kunnen na de boeking veranderen.  Indien een dergelijke verandering plaatsvindt, wordt u van de alternatieve mogelijkheden op de hoogte gebracht. Als deze alternatieve opties niet geschikt voor u zijn en u vindt varen met een alternatieve maatschappij geschikter dan uw boeking bij ons, dan moet u ons eerst de gelegenheid geven, voordat we uw boeking annuleren, om te zien of we redelijkerwijs de alternatieve boeking kunnen evenaren die door de andere maatschappij wordt aangeboden. Als u dit niet doet, zijn onze annuleringskosten van toepassing op uw boeking.

Hoewel wij commercieel gezien redelijke inspanningen zullen leveren om u uw contractuele boeking te bezorgen, kunnen er zich situaties voordoen waardoor er wijzigingen moeten worden aangebracht. Bij wijze van voorbeeld kunnen wij routes en schema's aanpassen, vertrek of aankomst vertragen, of een overtocht annuleren vanwege een ongeluk, het weer, blokering van de haven, problemen bij het aanmeren, arbeidsproblemen, medische noodgevallen, de noodzaak om hulp te verlenen aan anderen, richtlijnen van de overheid of verzekeraars, letsel of ziekte van passagiers of werknemers, vertragingen of wijzigingen in het schema door derden, conflicterende charterschema's, reparatie- en onderhoudsvereisten, brandstof- of andere tekorten, of schade aan het schip, andere transportmiddelen, wegen, sporen, bruggen, dokken, apparatuur of machines. Bovendien kan de kapitein van het schip, naar eigen goeddunken, ervoor kiezen om niet volgens de normale koers te varen. Bijgevolg kunnen we het reisschema niet garanderen (inclusief de tijd van afvaart uit of aankomst in een haven of dat alle havens ook daadwerkelijk zullen worden aangedaan).

Wij zijn onder geen enkele omstandigheid aansprakelijk jegens u op grond van contract, onrechtmatige daad (inclusief nalatigheid of schending van wettelijke plicht) of anderszins hoe dan ook en ongeacht de oorzaak daarvan voor enig verlies van winst, zaken, contracten, inkomsten of voor enige speciale, indirecte of gevolgschade van welke aard dan ook. Niets in deze clausule zal onze aansprakelijkheid beperken of uitsluiten voor overlijden of persoonlijk letsel veroorzaakt door onze nalatigheid of die van een van onze werknemers tijdens de uitoefening van hun functie; of frauduleuze verkeerde voorstelling van zaken of frauduleuze verzwijging; of enige aansprakelijkheid die wettelijk niet beperkt of uitgesloten kan worden.

3.9. Het is de verantwoordelijkheid van de operator om bij de boeking het juiste accountnummer of de juiste promotiecode op te geven.  Er worden geen terugbetalingen gedaan indien een boeking duurder uitvalt doordat de operator een verkeerd accountnummer opgeeft.

3.10. Voor boekingen die worden gemaakt voor een route waarvoor geen contracttarieven zijn afgesproken, gelden de gepubliceerde groepstarieven.

3.11. Operators met een credit account worden gefactureerd op de dag van afvaart.  Het Bedrijf stuurt een overzicht naar de operator van alle uitstaande saldo's met betrekking tot gemaakte boekingen.  
Voor maandelijkse accounts wordt dit overzicht aan het einde van elke maand toegestuurd.  Volgens de betalingsvoorwaarden moet het totale uitstaande saldo op ieder maandoverzicht door het Bedrijf worden ontvangen voor of op de 15e dag van de maand die volgt op de maand waarop het overzicht betrekking heeft.  
Voor wekelijkse accounts wordt het overzicht aan het einde van elke week toegestuurd.  Volgens de betalingsvoorwaarden moet het totale uitstaande saldo op ieder weekoverzicht door het Bedrijf worden ontvangen voor of op de laatste dag van de week die volgt op de week waarop het overzicht betrekking heeft.  
Voor operators met een cash account moet de betaling gebeuren terwijl de boeking gemaakt wordt ongeacht wanneer de vertrekdatum is.  Tenzij voor een Noordzee boeking waar een voorschot gevraagd wordt – zie 3.12.

3.12. Privé groepen en operators met een cash account die reizen op de Noordzee-route wordt gevraagd een voorschot te betalen van £ 10 (€ 15) per persoon bij het maken van de boeking om de boeking te verzekeren. Dit voorschot wordt terugbetaald indien de boeking meer dan 42 dagen voor afreis wordt geannuleerd aangezien de volledige betaling vereist is 42 dagen voor de geplande afreisdatum.    Het voorschot kan niet getransfereerd worden.  Indien de boeking wordt geannuleerd binnen de 42 dagen voor afreis zal de terugbetaling gebeuren zoals beschreven in ons annulatie beleid in paragraaf 4.

3.13. Promotie- en gepubliceerde tarieven met een vaste duur zijn alleen van toepassing als het aantal passagiers op beide reizen hetzelfde is. Bij boekingen met verschillende aantallen passagiers op de heen- en terugreis, evenals bij boekingen voor een cross-route, cross-season en cross-jaar, wordt de som van twee enkele reizen voor de betreffende geboekte afvaarten in rekening gebracht. Contracttarieven zijn alleen beschikbaar wanneer eventuele aanvullende voorwaarden, met inbegrip van, maar niet beperkt tot, reistijden, voertuigtypen, verblijfsduur strikt worden nageleefd.  Bij het niet naleven van deze voorwaarden is een toeslag vereist voorafgaand aan de reis.  Ruimte is alleen gegarandeerd op de geboekte afvaart. P&O Ferries behoudt zich het recht voor om £150 / €165 in rekening te brengen in de haven, indien u niet incheckt voor de reis op de geboekte afvaart. Ruimte op een alternatieve afvaart is afhankelijk van de beschikbaarheid op het moment van inchecken..

3.14. De maximaal toegestane lengte van groepsvoertuigen en het maximaal toegestane aantal passagiers in die Voertuigen kan variëren en wordt in de relevante publicatie beschreven.  

3.15. Indien de heenreis niet binnen 48 uur van de oorspronkelijke afvaartdatum wordt gebruikt, worden zowel de heen- als de terugreis automatisch geannuleerd.

3.16. Groepsboekingen die op de dag van de afvaart in de haven worden gemaakt, zijn afhankelijk van de beschikbare ruimte en zullen een toeslag van £200 op de gepubliceerde en gecontracteerde groepstarieven met zich meebrengen.

4. Annuleringen en wijzigingen

4.1. Wanneer de klant een groepsboeking annuleert, worden annulatiekosten als volgt berekend
a) Short sea (Calais – Dover): 50% voor boekingen die 8-42 dagen voor de geplande reis worden geannuleerd en 100% voor boekingen die 7 dagen of minder voor de geplande reis worden geannuleerd of in geval van no-show.
b) Noordzee routes (zie ook 4.4): 50 % voor boekingen die geannuleerd worden tussen 15 en 42 dagen voor de geplande afreis.  100 % voor boekingen die geannuleerd worden 14 dagen of minder dan de geplande afreis of in geval van no-show.
c) Ierse zee route: 50 % voor boekingen die geannuleerd worden tussen 8 en 42 dagen voor de geplande afreis en 100 % voor boekingen die geannuleerd worden 7 dagen of minder voor de  geplande afreis of in geval van no-show.

Voor alle Premium Sailings afvaarten accepteert de klant 100 % annulatie kosten gelijk wanneer de boeking geannuleerd wordt.   

4.2. Indien voorgeboekte maaltijden worden geannuleerd 7 dagen voor of binnen de 7 dagen voor de geplande afreis worden 100% annulatiekosten aangerekend. 

4.3. Wijzigingen van boekingen worden als volgt berekend:
a) Alle routes, Premium overtochtdata: Eventuele wijzigingen in boekingen op Premium overtochtdata brengen 100% annuleringskosten met zich mee.
b) Alle routes, niet-Premium overtochtdata: Wijziging van route, datum en vertrektijd binnen 42 dagen voor het geplande vertrek, brengt wijzigingskosten met zich mee. Bovendien wordt elke tariefverhoging in rekening gebracht indien van toepassing en hebt u geen recht op terugbetaling in het geval van een tariefverlaging. Bij annulering van een boekingstraject (heen- of terugreisgedeelte) binnen 42 dagen voor het geplande vertrek hebt u geen recht op terugbetaling.

4.4. Boekingen – uitgezonderd deze uitgelegd in paragrafen 3.2 & 4.5 - worden alleen volledig geannuleerd indien deze schiftelijk werden geannuleerd door de Operator.  Wijzigingen aan het totaal aantal personen, hutten en maaltijden kunnen telefonisch en schriftelijk doorgegeven worden.

4.5. Op de Noordzee route; als gereisd wordt op een thema minicruise afvaart  (geadviseerd bij het maken van de boeking)  moeten wij het definitieve aantal passagiers en de kabinelijst ontvangen niet later dan 42 dagen voor de geplande afreis.  Indien dit niet gebeurt wordt de boeking geannuleerd met 100 % annulatiekosten.

5. Wettelijke naleving, documentatie & paspoorten

5.1. Het is de verantwoordelijkheid van de Operator om alle noodzakelijke regels voor toegang tot de verschillende landen te controleren en volledig na te leven. We verwijzen naar de website van de volgende webpagina van de Britse overheid www.gov.uk/foreign-travel-advice..

5.2. Het is de verantwoordelijkheid van de Operator om ervoor te zorgen dat de buschauffeur of groepsleider alle door het Bedrijf vereiste documenten afgeeft voor alle Groepspassagiers.

5.3. Collectieve paspoorten en NAVO-reisorders moeten via e-mail worden aangegeven, tegelijkertijd met het verstrekken van het aantal definitieve passagiers, zoals gedefinieerd in clausule 3.3. Mocht dit niet gebeurd zijn, dan zal dit leiden tot een vertraagd of mogelijk gemist vertrek. Bij reizen op een collectief paspoort moeten alle genoemde passagiers in dezelfde bus reizen (niet verdeeld over meerdere bussen).

5.4. In het geval dat een passagier die met de touroperator reist, door de grensautoriteiten van een respectievelijk land wordt betrapt op het reizen zonder de juiste documentatie die vereist is voor binnenkomst in dat land, en als de grensautoriteit P&O Ferries een financiële boete oplegt voor een dergelijk verzuim, behoudt P&O Ferries zich het recht voor om de touroperator het bedrag van een dergelijke boete in rekening te brengen.  De touroperator moet het bedrag van de boete betalen binnen 30 dagen na ontvangst van een geldige factuur van P&O Ferries. 

5.5. Ten behoeve van de passagiersregistratie verstrekt de touroperator voor het begin van de reis namen, geslacht, leeftijdsgroep en eventuele speciale behoeften/verzorging (voor noodgevallen) voor alle bestuurders en passagiers voor wie een overtocht is geboekt. Documenten voor de registratie van passagiers zijn verkrijgbaar op onze website www.poferries.com. De chauffeur en/of groepsleider is er tevens voor verantwoordelijk dat alle passagiers aanwezig en ge-identifieerd zijn voor én na de inscheping.  Indien deze controles niet worden gedaan kunnen kosten in rekening gebracht worden aan de Operator indien hulpdiensten zoekacties moeten ondernemen.

Het Agentschap moet klanten en hun chauffeurs op de hoogte stellen van het Privacybeleid van het bedrijf, dat te vinden is op de website van het bedrijf, www.poferries.com, en hen uitleggen dat alle persoonlijke gegevens door het bedrijf worden verwerkt in overeenstemming met dit beleid. Bovendien moet het Agentschap de toestemming van alle klanten en de bestuurder krijgen dat het informatie over speciale behoeften/bijstand mag delen en dat het Bedrijf deze informatie mag gebruiken om hen de speciale bijstand te verlenen die zij nodig hebben.

5.6. Alle contracten tussen het Bedrijf en de Operator en tussen het Bedrijf en een Groepspassagier zijn gebaseerd op de Algemene Voorwaarden, de Handelsvoorwaarden (beide beschikbaar op www.poferries.com) en uw Groepsreisvoorwaarden van het Contracttarief die geacht worden hierin te zijn opgenomen en de ontvangst van een kopie hiervan waarbij de Operator bevestigt dat hij ze heeft ontvangen.

6. Groepen supporters (korte zee- en Ierse zeeroutes) en groepen van hetzelfde geslacht

6.1. Supportersgroepen kunnen uitsluitend worden vervoerd op onze Korte zeeroute en onze Ierse zeeroute. Voordat boekingen kunnen worden bevestigd op onze Korte zeeroute moeten de Algemene voorwaarden voor Supportersgroepen, beschikbaar op de website van het Bedrijf op www.poferries.com, worden ondertekend en per e-mail naar het Bedrijf worden verzonden.

6.2. Groepen van hetzelfde geslacht worden op alle routes aanvaard.  Het Bedrijf behoudt echter het recht voor, naar eigen goeddunken een boeking die namens een dergelijke groep wordt gemaakt, te weigeren.  

6.3. Supportersgroepen en groepen van hetzelfde geslacht dienen zich aan de volgende bijzondere voorwaarden te houden: 

a) Ten minste één week voor de reis wordt een volledige lijst met namen, adressen en paspoortnummers (met uitzondering van diegenen die vanaf Larne, Cairnryan vertrekken; hier worden geen paspoorten vereist) van alle passagiers in de groep aan het Bedrijf gegeven.  (ALLEEN voor groepen van hetzelfde geslacht.)
b) Er mogen geen supportersjaals, -spandoeken, -vlaggen e.d.  in de haven, in de coach/bus of aan boord van het schip zichtbaar zijn.  Er mogen in de haven of aan boord van het schip geen liederen worden gezongen die beledigend kunnen zijn voor andere passagiers.
c) Geen alcohol in de coach/bus en iedereen die er aangeschoten/dronken uitziet wordt aan boord geweigerd.
d) In elke coach/bus moeten twee genomineerde stewards aanwezig zijn.  Hun namen moeten bij de boeking worden doorgegeven.
e) Voor de overtocht van groepen supporters moet te allen tijde de volle brochureprijs worden betaald.  Alle reserveringen MOETEN schriftelijk worden bevestigd.

7. Jeugdgroepen

Organisatoren van groepen jongeren en/of kinderen moeten groepsleiders aanstellen, die te allen tijde verantwoordelijk zijn voor de supervisie van hun groep; zij dienen zich onmiddellijk nadat zij aan boord zijn gegaan te melden bij de informatiebalie.

Groepsleiders dienen onze gedragscode die beschikbaar is op de website van het Bedrijf www.poferries.com te downloaden, te ondertekenen en aan hun groep door te geven.
Jongeren onder de 18 jaar worden door ons niet toegestaan om tabaksartikelen, sigaretten, wijn of sterke drank te kopen aan boord van onze winkels, -bar, en –eetgelegenheden.
Natuurlijke uitbundigheid valt van kinderen te verwachten, maar voordat uw groep aan boord gaat, moeten de gevaren van ongeregeld en dwaas gedrag worden uitgelegd.  Wij vragen ook dat het comfort van en beleefdheid ten opzichte van andere passagiers worden gerespecteerd.  Het Bedrijf behoudt het recht voor, naar eigen goeddunken een boeking die namens een dergelijke groep wordt gemaakt, te weigeren.  Een Jeugdgroep bestaat voor 50% uit passagiers van 0-15 jaar

8. Groepen die reizen als voet passagiers

We vervoeren geen groepen voetpassagiers op onze Korte zeeroutes. Alle groepen moeten in een bus reizen.

De Voorwaarden voor Groepstarieven en Groepsreizen dienen te worden gelezen in combinatie met de volledige Algemene Voorwaarden van P&O.  Ga a.u.b.  naar www.poferries.com, klik op 'Algemene voorwaarden'.

01 Oktober 2023